Entre la réservation et l’arrivée, il se passe parfois des mois. Des mois pendant lesquels votre voyageur n’en sait pas plus que ce qu’il a vu sur l’annonce. Puis, la veille du départ, il reçoit un pavé de texte avec un code et un règlement.
Le message de bienvenue n’est pas une formalité. C’est le premier vrai contact avec vous, et souvent ce qui fait dire au voyageur: «on a bien choisi.»
Un seul message, c’est trop peu
Un message unique arrive trop tôt ou trop tard, et il contient forcément trop de choses. Trois messages, chacun avec son rôle, suffisent.
J’envoie trois messages: à la réservation, un mois avant l’arrivée pour le solde, et une semaine avant. Ils partent automatiquement, depuis mon site de réservation directe. Si vous louez par les plateformes, leur messagerie permet aussi de programmer vos messages.
À chaque fois, j’y glisse le lien du guide, présenté sous un angle différent: l’agenda, les infos pratiques, les randonnées ou les bonnes adresses.
1. À la réservation: rassurer
Le voyageur vient de payer. Il a besoin d’une chose: être sûr d’avoir fait le bon choix.
- Un merci simple, signé de votre prénom
- Le récapitulatif: dates, ville, nombre de personnes
- Le lien vers son guide, pour découvrir la maison et ce qu’il y a autour
- La suite: «je vous écris un mois avant, puis une semaine avant»
Pas de code ni de règlement à ce stade. On donne envie, on ne donne pas de consignes.
2. Un mois avant: préparer
Le voyageur commence à organiser ses vacances. C’est le bon moment pour le solde, et pour lui donner des idées.
- Le rappel du solde, avec le lien de paiement
- Ce qui se passe pendant son séjour: l’agenda des sorties, un marché, une fête locale
- Ce qu’il peut réserver à l’avance: une sortie en mer, une table, une activité
- Les équipements à connaître avant de faire ses bagages
Montrez la machine à café en photo, dans le guide et dans ce message. Vos voyageurs savent quel café prévoir avant de faire leurs courses. C’est un détail, et c’est le genre de détail dont on se souvient.
3. Une semaine avant: guider
Là, on passe au concret. C’est le message qu’il relira sur la route.
- L’adresse exacte et l’accès, avec des photos
- L’heure d’arrivée, et ce qui se passe en cas de retard
- Le stationnement
- Votre numéro, et quand vous joindre
- Le lien du guide, ouvert cette fois sur les infos pratiques
Le code de la boîte à clés, s’il y en a une, part plutôt la veille, à part. Pour le reste, voyez comment organiser une arrivée autonome sans perdre le contact. En chambre d’hôtes, où vous êtes sur place pour accueillir, ce troisième message peut se limiter à l’accès et à l’heure d’arrivée.
Le ton: d’hébergeur à voyageur
- Écrivez comme vous parlez. «Bonjour Julie» plutôt que «Madame, Monsieur».
- Une idée par paragraphe, des phrases courtes: il lit sur un téléphone.
- Dans sa langue. Pour accueillir des voyageurs étrangers, un message dans leur langue change tout. Le guide, lui, est déjà traduit en 6 langues.
- Pas de liste d’interdictions. Les règles ont leur place dans le guide, pas dans un message de bienvenue.
Et à l’arrivée: le geste qui reste
Dans mes maisons, une bouteille de champagne et des caramels au beurre salé attendent les voyageurs. Ça fait toujours son effet.
Et à côté du guide sur leur téléphone, il y a un livre d’or en papier. Ce que les voyageurs y écrivent n’a rien à voir avec un avis en ligne: c’est plus personnel, plus spontané. Le papier et le téléphone ne s’opposent pas: ils se complètent.
- Trois messages: à la réservation, un mois avant, une semaine avant.
- Chacun a un rôle: rassurer, préparer, guider.
- Le lien du guide dans chaque message, sous un angle différent.
- Le code part la veille, dans un message à part.
Un lien, et tout est dit. Votre guide accompagne chaque message: la maison, les balades, l’agenda et vos adresses, dans la langue de votre voyageur.
